Legalisierung von Dokumenten im internationalen Rechtsverkehr

Öffentliche Dokumente fremder Staaten können im internationalen Rechtsverkehr nur dann verwendent werden, wenn sie vorher legalisiert worden sind, sofern in einem bilateralen oder multilateralen Abkommen nicht anderes vereinbart wurde. Dies gilt auch für private Dokumente, die erst durch die Beglaubigung durch eine dazu befugte staatliche Behörde als öffentliche Dokumente anerkannt werden. Dabei ist anzumerken, dass durch die Beglaubigung ausschließlich die Glaubwürdigkeit des Stempels und der Unterschrift des Beamten auf dem Dokument bestätigt wird, nicht aber der Inhalt des Dokuments.

Die Haager Konvention über die Annullierung der Legalisierungspflicht für behördliche Dokumente anderer Staaten vom 5. Oktober 1961 hat das Legalisierungsverfahren für die Unterzeichnerstaaten der Konvention vereinfacht, sodass jedes Dokument nur einmal beglaubigt werden muss. Dafür zuständig ist die Behörde, die das Dokument ausgestellt hat. Jedes Amtsgericht in der Republik Kroatien beglaubigt durch die Apostille nur noch die Dokumente, die von den Behörden mit Sitz auf dem Gebiet dieses Amtsgerichtes ausgestellt wurden, während das Justizministerium der Republik Kroatien für die Beglaubigung von Dokumenten sämtlicher Behörden auf dem Gebiet irgendeines Amtsgerichts in der Republik Kroatien zuständig ist. In der Praxis bedeutet dies, dass Dokumente im Sinne der Haager Konvention in der Regel vom Amtsgericht mit der Apostille versehen werden.

Gibt es zwischen der Republik Kroatien und einem anderen Staat kein Abkommen über die Vereinfachung oder Annullierung der Legalisierungspflicht und auch kein entsprechendes bilaterales oder multilaterales Abkommen, so ist der reguläre Legalisierungsvorgang durchzuführen, an dem auch das Außenministerium der Republik Kroatien beteiligt ist.

Das Außenministerium der Republik Kroatien – sowie die diplomatischen und konsularischen Vertretungen der Republik Kroatien im Ausland  - sind gemäß dem Gesetz über die Legalisierung von Dokumenten im internationalen Rechtsverkehr (Narodne novine Nr. 53/91) dazu befugt, die Legalisierung von Dokumenten im internationalen Rechtsverkehr (bzw. der im Ausland ausgestellten und in der Republik Kroatien zu verwendenden sowie der in der Republik Kroatien ausgestellten und im Ausland zu verwendenden Dokumente) durchzuführen.

Legalisierung der in der Republik Kroatien ausgestellten und im Ausland zu verwendenden Dokumente

Die in der Republik Kroatien ausgestellten und im Ausland zu verwendenden  Dokumente müssen legalisiert werden, wenn dies nach den Vorschriften des anderen Staates erforderlich ist oder die Republik Kroatien mit diesem Staat kein Abkommen über die Erleicherung oder Annullierung der Legalisierungspflicht abgeschlossen hat. Die Unterschrift und der Stempel der Behörde oder der Institution, die das Dokument ausgestellt hat, muss zuerst vom Präsidenten des zuständigen Amtsgerichts beglaubigt werden (beim Amtsgericht müssen die Unterschriftsberechtigten bereits vorher ihre Unterschrift und den Abdruck des Stempels hinterlegt haben). Daraufhin wird das Dokument von den weiteren zuständigen Behörden in folgender Reihenfolge beglaubigt:
 
- Justizministerium der Republik Kroatien, Platz der Republik Österreich 14, 10 000  Zagreb; 
- Außenministerium der Republik Kroatien, Abteilung für völkerrechtliche Hilfe und eigentumsrechtliche Angelegenheiten, Medulićeva 34, 10 000 Zagreb (Sprechstunden: Montag bis Freitag 9.00 - 12.00 und 13.00 - 15.00 Uhr). Gemäß Artikel 21, Tarifnummer 74c des Gesetzes über die Änderungen und Ergänzungen des Gestzes über Verwaltungsgebühren (Narodne novine Nr. 163/03) wird für die Legalisierung von Dokumenten im Außenministerium eine Gebühr von 60,00 KN pro Beglaubigung erhoben. Verwaltungsgebühren bis zu 100 KN werden in Gebührenmarken erhoben, während Gebühren über 100 KN per Überweisung auf das Bankkonto Nr.: 1001005-1863000160 einzuzahlen sind. Auf dem Überweisungsauftrag wird in das erste Feld die Kennziffer 24 und in das zweite Feld die Kennziffer 5002 eingetragen. Handelt es sich um die Einzahlung eines kroatischen Staatsbürgers so wird neben der Zahl 5002 auch seine Matrikelnummer (JMBG) eingetragen. Wird die zu leistende Gebühr jedoch von einem ausländischen Staatsbürger entrichtet, so ist neben der Kennziffer 5002 die Kennziffer 721 einzutragen. 
- ausländische diplomatische oder konsularische Vertretung des Staates in der Republik Kroatien, in dem das Dokument verwendent wird.

Hat das Land, in dem das Dokument verwendet wird, keine diplomatische oder konsularische  Vertretung in der Republik Kroatien, so wird nach seiner Legalisierung im Außenministerium der Republik Kroatien das Verfahrung in einem Drittland fortgesetzt, in dem beide Länder eine diplomatische oder konsularische Vertretung haben. Nachdem das Dokument von den Vertretungen beider Staaten legalisiert wurde, wird es auch vom Außenministerium des Drittlandes beglaubigt. Schließlich muss das Dokument noch von der diplomatischen Vertretung des Landes beglaubigt werden, in dem das Dokument verwendet werden soll.

Legalisierung von im Ausland ausgestellten und in der Republik Kroatien zu verwendenden Dokumenten

Öffentlich Dokumente, die im Ausland ausgestellt wurden, können in der Republik Kroatien verwendet werden (sofern durch bilaterale oder multilaterale Abkommen nicht anders vereinbart), wenn sie gemäß den Vorschriften des Herkunftslandes legalisiert worden und danach in einer diplomatischen oder konsularischen Vertretung der Republik Kroatien im Herkunftsland (unter Beifügung einer kroatischen Übersetzung) beglaubigt worden sind, oder aber nach der Legalisierung gemäß den Vorschriften des Herkunftslandes von der diplomatischen oder konsularischen Vertretung des Herkunftslandes in der Republik Kroatien beurkundet und daraufhin vom Außenministerium der Republik Kroatien legalisiert worden sind. Hat die Republik Kroatien im Herkunftsland keine diplomatische oder konsularische Vertretung und das Herkunftsland keine diplomatische oder konsularische Vertretung in der Republik Kroatien, so wird die Leglisierung in einem Drittstaat, in dem beiden Staaten eine diplomatische oder konsularische Vertretung haben, wie folgt durchgeführt: Zuerst wird das Dokument von den zuständigen Behörden des Herkunftslandes beglaubigt, dann von der diplomatischen oder konsularischen Vertretung des Herkunftslandes im Drittstaat, danach vom Außenministerium des Drittstaates und letzlich von der diplomatischen oder konsularischen Vertretung der Republik Kroatien im Drittstaat.